PRAD

A Coordenadoria de Arquivo, Documentação e Protocolo é unidade administrativa vinculada à Diretoria de Patrimônio, Almoxarifado e Documentação e tem por finalidade desenvolver atividades relacionadas com a gestão de documentos, protocolo, bem como arquivo na Universidade.

São atribuições da Coordenadoria de Arquivo, Documentação e Protocolo:

I. Propor e elaborar as normas e procedimentos de gestão documental, observando a legislação federal sobre a geração, movimentação e conservação de documentos;

II. Coordenar e executar normas e procedimentos com vistas à modernização do sistema de protocolo;

III. Propor sistema de gestão e adequação dos arquivos;

IV. Atuar diretamente na implementação de sistemas eletrônicos relacionados com as demandas da unidade;

V. Acompanhar a execução dos contratos de responsabilidade da Coordenadoria de Arquivo, Documentação e Protocolo;

VI. Receber e encaminhar os documentos encaminhados ao seu setor para entrega às unidades no âmbito interno e externo à Fundação Universidade Federal de Rondônia, realizando triagem, quando necessário;

VII. O protocolo/arquivo da instituição deverá tomar todas as providências, quando houver solicitação de pedido de vistas aos processos que estejam arquivados nesta unidade;

VIII. Padronizar os procedimentos dos serviços e protocolos;

IX. Administrar despesas com postagens, bem como o controle de fluxo das correspondências da unidade;

X. Orientar profissionais que executam as atividades relacionadas ao serviço de protocolo;

XI. Organizar e modernizar o arquivo geral, controlando produção, trato, prazos de guarda e formas de armazenamento da massa documental, por meio de aplicação da legislação vigente;

XII. Organizar, armazenar e preservar os documentos depositados, garantindo a integridade e segurança dos mesmos, conforme determinação legal;

XIII. Atender às solicitações de carga de processos ou documentos;

XIV. Receber e conferir os documentos transferidos à mesma;

XV. Proceder à análise, classificação e destinação de documentos, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente;

XVI. Realizar distribuição de material para as atividades de arquivo;

XVII. Cumprir e orientar cumprimento das normas e regulamentos, relativos à gestão de documentos/arquivos no âmbito da Universidade;

XVIII. Colaborar na elaboração, condução e execução das políticas, projetos e ações que tenham por propósito a promoção da qualidade de vida, saúde, e integração dos servidores da Fundação Universidade Federal de Rondônia;

XIX. Atuar colaborativamente na elaboração, coordenação, no encaminhamento e na avaliação do plano de ação da unidade no que pertine às suas competências específicas priorizadas pela Pró-Reitoria de Administração, dentro dos prazos legais;       

XX. Atuar colaborativamente na elaboração e encaminhamento do relatório de gestão da unidade para a Diretoria de Patrimônio, Almoxarifado e Documentação, nos prazos legais;

XXI. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas pela Diretoria de Patrimônio, Almoxarifado e Documentação.

Ricardo Paula Ribeiro de Castro

Coordenador de Arquivo, Documentação e Protocolo

Telefone: (69) 2182-2238
E-mail: cadp@unir.br